C'est dans ce texte paru sur le blog zenhabits que j'ai réalisé qu'il manquait un élément essentiel à mes « To Do List ». Voici l'ingrédient manquant.

Imagine que ta semaine est représentée par sept seaux. Sans priorité particulière, tu les remplis de petites roches, de sable et de grosses pierres. En un rien de temps, il n’y aura plus de place pour les grosses roches. Le seau se remplit plus vite que prévu et une fois qu’il est plein, c’est terminé.

Dans cet exemple, les pierres sont nos tâches. On doit placer les plus grosses pierres en premier, puis les plus petites et finir avec le sable tout autour. Le secret est de combler les espaces créés par les plus grosses tâches avec de plus petites.

Les meilleures questions à se poser sont:

  1. Quel est le problème (et la tâche à accomplir) le plus important?
  2. Quelle est la meilleure séquence (les micros étapes) pour y arriver?

Le tout basé sur les grandes lignes de ce que l’on désire accomplir dans notre vie.

C’est ici que se trouve le secret: la séquence est le nerf de la guerre.

Les grosses roches représentent les tâches majeures que tu veux accomplir cette semaine comme déposer un rapport, lancer son site web, aller au gym, passer du temps en famille, réaliser un rêve de longue date. Ces grosses roches sont souvent reportées de semaine en semaine faute de temps, nos journées se remplissent trop rapidement et on se rend compte trop tard que les semaines passent et que les grosses roches ne sont toujours pas entamées.

C’est ici que se trouve le secret: la séquence est le nerf de la guerre.

Ce concept ressemble à celui du TPI, (Tâches les Plus Importantes), mais à l’échelle hebdomadaire plutôt que quotidienne. Les gros cailloux sont nos TPI de la semaine. Pour exécuter la meilleure séquence, voici comment y arriver:

  1. Se faire une liste. En début de semaine, dimanche soir ou lundi matin, écrire une liste des plus grosses pierres de la semaine et les tâches les plus importantes. S’assurer d’y inclure non seulement les projets relatifs à son travail, mais aussi les tâches qui nous permettent de réaliser nos grands rêves.

  2. Éviter les listes exhaustives. J’aime mettre 1 ou 3 gros cailloux par semaine dans ma liste. Inutile d’en mettre trop. On sera en mesure de mieux performer et surtout de mieux gérer son horaire, en voyant un objectif atteignable.

  3. Répartir les plus petites pierres. Regarde ton horaire de la semaine. Inscris-y tes rendez-vous existants à travers les grosses roches. Ensuite, fais de la place pour les petites pierres.

  4. Le plus tôt possible. Dès que possible, place tes grosses pierres en début de journée. Si tu prévois les faire plus tard, tu risques de les reporter, car au cours de la journée, des imprévus s’accumuleront.

  5. Se donner une tape dans le dos. Quand la semaine se termine, prends un peu de recul. Si tu es arrivé à bout de plusieurs ou de toutes tes plus grandes tâches, prends un instant pour réaliser que tu as bien exécuté la séquence de ce que tu avais à faire. Ça fait du bien :)

Comment cette méthode rend-elle plus productif ? La productivité n’a rien à voir avec la quantité de tâches à accomplir. Il s’agit plutôt d’achever les plus importantes dans la bonne séquence. Si tu passes ton temps à entreprendre des petites tâches, tu auras fait beaucoup de choses. Tu auras été très occupé, mais qu’auras-tu réellement accompli ? Le piège des petites tâches est qu’elles sont souvent les plus faciles à entreprendre. Il faut revenir à la séquence pour arrêter de tomber dans le piège de se tenir occupé.

Notre stress est grandement associé au fait que nous aimons « multitâcher ». Il n’est pas rare de jeter un regard rétrospectif sur la semaine qui vient de se terminer en se disant que nous n’en avons pas fait grand-chose. Pourtant, nous étions « dans le jus ». Où est passé notre temps ? En se concentrant sur une seule tâche à la fois, on demeure beaucoup plus calme et conscient de notre horaire. C’est pour cette raison que j’évite de « multitâcher ».

Plusieurs grands auteurs tels que Steven Covey (les sept habitudes des gens efficaces) ont appuyé l’idée. Il fait référence à l’histoire des gros cailloux comme celle qu’un de ses associé aurait entendue lors d’un séminaire.

Savoir comment glisser ses petites roches à travers les plus grosses dans la bonne séquence est le nerf de la guerre pour augmenter sa productivité. Pour accomplir de plus grandes tâches, il faut éliminer les activités moins signifiantes ou les placer après nos grosses pierres. C’est une des meilleures méthodes pour passer à travers le plus important, sans pour autant arrêter de se préoccuper des tâches plus légères.

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Prendre l'habitude de me faire des « To-Do list » m'a vraiment aidé à être plus productif. Avec le temps, je me suis rendu compte qu'il me manquait un ingrédient essentiel ... la bonne séquence.

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