As-tu parfois l’impression de ne pas réussir à accomplir assez de choses ? Selon toi, tu es réellement productif combien de jours par semaine ? Environ trois jours.

Les gens travaillent en moyenne 45 heures par semaine. Ils considèrent que sur ces 45 heures, ils sont improductifs pendant environ 17 heures. Nous pourrions tous accomplir beaucoup plus de choses. Cela dit, personne ne souhaite devenir accro au travail non plus.

Ce serait merveilleux de réussir à accomplir des tonnes de choses tout en conservant un bon équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle. Mais comment y arriver ? J’ai décidé d’aller chercher des réponses.

Qui de mieux pour répondre à ces questions que Tim Ferris, l’auteur du livre à succès La semaine de 4 heures (The four hour work week) ? Ce livre a eu un immense impact dans ma vie. Voici les six conseils offerts par Tim, ainsi que l’opinion de gens particulièrement productifs.

1. Sois en contrôle de ton humeur

La plupart des systèmes de productivité fonctionnent comme si nous étions des robots. Ils oublient le pouvoir immense des émotions.

Si tu es calme en commençant ta journée, ce sera facile de faire ce que tu as à faire et de rester concentré. Lorsqu’on laisse notre environnement prendre le dessus sur nous dès notre réveil – le téléphone qui sonne, les courriels qui s’accumulent, l’alarme d’incendie qui se déclenche – on passe toute la journée à réagir.

Ça signifie que ce n’est pas toi qui as le contrôle. Alors que tu devrais être en train de déterminer tes priorités, tu ne peux faire autrement que réagir aux demandes et aux tâches qui arrivent de partout, que ce soit important ou non. Arhhrrggh…

Selon Tim :

« J’essaie de faire en sorte que les 80 ou 90 premières minutes de ma journée varient le moins possible. Je crois qu’il est nécessaire d’avoir une routine pour se sentir en contrôle et ne pas avoir l’impression d’être en réaction, ce qui fait diminuer l’anxiété. Par conséquent, tu deviens plus productif. »

Des recherches montrent que la manière dont on commence la journée a un effet immense sur notre productivité et qu’on procrastine davantage lorsqu’on est de mauvaise humeur.

Selon certaines études, le bonheur fait augmenter la productivité et les chances de réussite. C’est ainsi que Shawn Achor, dans son livre The Happiness Advantage, décrit ce phénomène :

« Les médecins qui sont d’humeur positive avant de poser un diagnostic se montrent presque trois fois plus intelligents et créatifs que les médecins qui sont d’humeur neutre. De plus, leur aptitude à poser rapidement des diagnostics précis augmente de 19 %. Les vendeurs optimistes font 56 % plus de ventes que leurs homologues pessimistes. Les étudiants qui se sentent heureux avant de passer un examen de mathématique surpassent de loin leurs pairs d’humeur neutre. Il semblerait que nos cerveaux soient programmés pour travailler au meilleur de leur capacité non pas lorsqu’on est d’humeur négative ou neutre, mais bien lorsqu’on est d’humeur positive. »

Alors, pense un peu moins à gérer ton travail et un peu plus à gérer ton état d’esprit. Quelle est la première étape pour contrôler ton humeur en te réveillant ?

2. Ne prends pas tes courriels le matin

Pour certains, il s’agit de l’hérésie absolue. De nombreuses personnes ne peuvent pas s’imaginer se réveiller sans lire immédiatement leurs courriels et les fils des médias sociaux.

Eric Barker a fait des entrevues avec un grand nombre de personnes très productives, et aucune d’entre elles n’a dit : « Passe plus de temps sur tes courriels. »

Être en réaction, c’est l’inverse d’être aux commandes de sa vie.

Pourquoi est-ce un péché capital de lire ses courriels le matin ? Parce que tu te mets en position de réaction. Être en réaction, c’est l’inverse d’être aux commandes de sa vie.

Un courriel arrive et soudainement, les meilleures heures de ta journée sont tournées vers les objectifs des autres, et non vers tes propres objectifs. Plutôt que de planifier ta journée en établissant tes priorités, tu te laisses détourner de tes buts par quiconque décide par hasard de faire irruption dans ta boîte de réception.

Selon Tim :

« Aussi souvent que possible, attends une ou deux heures au début de la journée avant de prendre tes courriels. Pour certains, c’est très difficile à imaginer. “Comment pourrais-je faire ça ? Je dois prendre mes courriels pour obtenir l’information dont j’ai besoin pour travailler à mes tâches les plus importantes.”

Tu serais surpris d’apprendre à quel point c’est rarement le cas. Il se peut que tu doives prendre tes courriels pour finir 100 % de tes tâches les plus importantes. Mais est-ce possible d’accomplir 90 % des choses que tu as à faire avant d’aller sur Gmail et de voir le petit hamster que tu as dans le cerveau faire tourner sa roue en panique, dans une explosion de dopamine et de cortisol ? Oui. »

Veux-tu vraiment commencer ta journée comme ça ? Très bien. Maintenant, tu sais quoi ne pas faire. Mais voilà que surgit une question beaucoup plus importante : que devrais-tu faire ?

3. Avant d’essayer d’effectuer une tâche plus rapidement, demande-toi si cette tâche devrait vraiment être effectuée

Tout le monde se demande pourquoi il est impossible de tout faire. La réponse est pourtant étonnamment simple. On fait trop de choses.

Tu veux être plus productif ? Ne te demande pas comment faire une tâche de façon plus efficace avant de te demander : « Est-ce vraiment nécessaire de faire ce que je suis en train de faire ? »

Voici quatre questions à se poser pour confirmer si on doit faire une tâche ou non. Rarement, on se voit répondre oui à chacune d’entre elles.

  1. Est-ce que cette tâche doit être faite absolument ?
  2. Dois-je absolument être LA PERSONNE qui fait cette tâche ?
  3. Est-ce que la tâche doit être faite parfaitement ou correctement ?
  4. Est-ce que ça doit être fait maintenant ?

Selon Tim :

« Une tâche bien faite ne la rend pas importante. Je pense que la plupart des conseils qu’on nous donne sur la gestion du temps et sur la productivité sont trop centrés sur la manière de faire les choses plus rapidement. La grande majorité des choses que les gens font vite ne devraient tout simplement pas être faites. »

C’est étrange de constater qu’on se plaint d’avoir si peu de temps tout en planifiant nos journées comme si elles étaient infinies. Nous devrions plutôt faire ce qui est important… et à peu près rien d’autre.

Mais cela fonctionne-t-il aussi dans le vrai monde ?

Des recherches montrent que ce n’est pas en travaillant aveuglément pendant de longues heures que les PDG réussissent à en faire plus, mais plutôt en suivant un plan réfléchi :

« Une analyse préliminaire de différents PDG en Inde a permis de découvrir que les ventes d’une entreprise augmentaient lorsque le PDG travaillait davantage. Mais ce qui paraît plus étrange, c’est que seules les heures passées à effectuer des tâches planifiées faisaient une différence dans la corrélation entre le rendement du PDG et la façon dont il utilisait son temps. Les heures de travail planifiées n’étaient pas forcément passées en réunions, bien que les réunions avec les employés se soldaient par davantage de ventes. Ça signifie simplement que le temps d’un PDG est une ressource limitée et précieuse, et qu’en planifiant la façon dont il sera réparti, on augmente les chances qu’il soit utilisé pour effectuer des activités productives. »

Ahhhh… bon. Tu te sens serein, tu t’es débarrassé de ta dépendance aux courriels et tu sais maintenant ce que tu as à faire.

À présent, on doit faire face à l’un des problèmes les plus importants des temps modernes : comment faire pour s’assoir et rester concentré ?

4. La concentration, c’est l’élimination des sources de distraction

Ed Hallowell, ancien professeur à la faculté de médecine de Harvard et auteur du livre à succès Driven to Distraction, affirme qu’on a « culturellement engendré un trouble de l’attention (TDA) ». La vie moderne a-t-elle endommagé notre capacité d’attention pour toujours ?

Non. Mais on est bel et bien entourés de plus de choses brillantes, attrayantes et facilement accessibles, 24 heures par jour, 7 jours par semaine, que n’importe quel autre être humain à n’importe quelle autre époque.

Il existe une solution : enferme-toi quelque part où toutes les sonneries et les clignotements distrayants disparaîtront.

Selon Tim :

« La concentration consiste avant tout à limiter la quantité d’options qui te permettent de procrastiner. Je crois que la concentration est perçue comme un don extraordinaire. Ce n’est pas un don extraordinaire. C’est tout simplement le fait d’aller dans une chambre capitonnée avec le problème que tu dois résoudre et de fermer la porte derrière toi. C’est tout. L’étendue de ta concentration équivaut au nombre de fois où tu pourras reproduire cette activité et la systématiser. »

Une autre façon de résumer cette recherche est que nous devons protéger notre attention. On est inondés d’études qui prouvent que changer d’environnement est le moyen le plus simple et le plus efficace de changer de comportement.

Les PDG des grandes entreprises se font interrompre toutes les 20 minutes. Comment font-ils pour effectuer toutes leurs tâches ? En travaillant à la maison, là où personne ne peut les déranger, pendant 90 minutes le matin :

« En interrogeant douze cadres, on a découvert qu’aucun d’entre eux ne pouvait travailler plus de vingt minutes d’affilée sans être interrompu – du moins pas au bureau. Ce n’est qu’à la maison qu’ils avaient la possibilité de se concentrer. Parmi les douze cadres, un seul n’était pas en réactions pour prendre la majorité des décisions les plus importantes.

C’était le seul qui n’était pas pris entre une longue conversation téléphonique sans importance et une gestion de “crise” au moment où il devait trouver des solutions à long terme à ses problèmes. Ce cadre était celui qui travaillait chaque matin à la maison pendant une heure et demie avant de se rendre au bureau. »

Je sais ce que tu penses Lekt. J’ai d’autres responsabilités. Je dois assister à des réunions. Mon patron a besoin de moi. Mon conjoint m’appelle. Je ne peux tout simplement pas m’en sauver.
C’est pourquoi tu as besoin d’une méthode de travail.

5. Crée-toi une routine sur mesure

J’ai parlé à beaucoup de gens follement productifs. Sais-tu ce qu’aucun d’entre eux ne m’a dit ? « Je ne sais pas comment faire pour accomplir toutes mes tâches, j’improvise et j’espère que tout se passe bien. »

Aucun !!! Ta routine peut être formelle et scientifique ou personnelle et particulière, mais dans tous les cas, les gens productifs ont une routine.

Selon Tim :

« Inventer une routine ou une méthode de travail est plus efficace que de compter sur l’autodiscipline. Je crois qu’on a tendance à surestimer l’autodiscipline.

En te donnant la possibilité de faire ce que tu n’as pas décidé de faire, tu te prives de ton autonomie et tu facilites l’échec. J’encourage les gens à développer des routines qui font en sorte que seuls les aspects les plus créatifs de leur travail nécessitent une prise de décision. »

Les meilleures méthodes de travail fonctionnent de façon à ce que les tâches deviennent automatiques. Ainsi, elles ne mettent pas à l’épreuve notre volonté, cette ressource très limitée. Lorsqu’on étudie les plus grands génies de tous les temps, que remarque-t-on ? Ils avaient presque tous établi une routine personnelle qui fonctionnait bien pour eux.

Adam Grant, l’auteur de Give and Take, écrit systématiquement le matin, alors que Tim écrit toujours pendant la nuit.

Comment peux-tu commencer à développer ta routine personnelle ? Applique la loi du 80/20, ou aussi appelée principe de Pareto. En gros :

  1. Parmi tes occupations, seulement quelques-unes sont responsables d’une quantité disproportionnée de tes réussites. Lesquelles ?
  2. Et quelles sont celles qui te rendent absolument improductif ?
  3. Réorganise ton horaire de façon à ce que les premières prennent plus de place et à ce que les deuxièmes disparaissent, autant que possible.

Maintenant, tu as tout ce qu’il faut pour te réveiller demain matin avec une méthode de travail, sans être en réaction. Comment être sûr que c’est bien ce que tu feras demain ? C’est simple.

6. Définis tes objectifs la veille

Réveille-toi en sachant déjà ce qui est vraiment important, avant que les pseudo-urgences du jour ne fassent irruption dans ta vie et que ta boîte de réception ne te donne des ordres.

Selon Tim :

Détermine une ou deux tâches importantes à faire le lendemain avant d’aller souper.

C’est aussi ce que recommande l’auteur à succès Dan Pink :

« Instaure un “deadline”, un moment final ou tu ne peux plus produire. Il faut savoir à quel moment arrêter de travailler. Essaie aussi de terminer chaque journée de travail de la même manière. Range ton bureau. Fais une sauvegarde de ton ordinateur. Fais une liste des tâches que tu devras effectuer le lendemain. »

Selon une recherche, on aurait plus de facilité à mener à bien ce qu’on entreprend en étant précis et en écrivant nos objectifs. Des études montrent que cette pratique a également un avantage secondaire : écrire ce qu’on doit faire le lendemain soulage l’anxiété et aide à apprécier sa soirée.

En résumé

Voici les 6 conseils de Tim :

  1. Sois en contrôle de ton humeur
  2. Ne prends pas tes courriels le matin
  3. Avant d’essayer d’effectuer une tâche plus rapidement, demande-toi si cette tâche devrait vraiment être effectuée
  4. La concentration, c’est l’élimination des sources de distraction
  5. Crée-toi une routine personnalisée
  6. Définis tes objectifs la veille

Le terme « productivité » donne l’impression qu’on parle de machines. Pourtant, ce sont principalement les émotions qui nous permettent de devenir vraiment bons pour gérer notre temps.

Pendant que tu travailles, quel sentiment devrais-tu tenter d’atteindre ? Celui d’être occupé, mais pas débordé. Des recherches montrent que c’est dans cet état que les gens se sentent le plus heureux.

Aider les autres nécessite du temps, mais des études montrent que ça nous donne pourtant l’impression de contribuer. Et contribuer nous rend plus heureux.

Quand tu seras plus productif, tu auras beaucoup plus de temps libre, right ? Ainsi, pourquoi ne l’utiliserais-tu pas pour rendre les autres plus heureux, et toi aussi, par la même occasion ?

Cheers ! _\m|

Cet article est une adaptation de ce texte de Eric Barker.

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